ひろせ日記

司法書士事務所でTOCをやってみたら　その２

平成31年4月26日、平成最後の登記申請が終わりました。
10連休前ということもあり、今週は登記申請の件数が多かったです。
午後からは、事務所の大掃除をして平成の業務を終えました。

さて、前回のひろせ日記の続きです♪

受講したTOC研修を事務所で再現してみて、ボトルネックや在庫が滞留している仕組みは実感できました。

この様なことは、製造業だけでなく、司法書士事務所でも実際に起こっています。
誰かに仕事が集中したり、依頼を受けた案件がスムーズに進まないといったことはよくあります。

では、どんな場面でそのようなことが起こっているのか?その原因は?改善策は?

具体的に付箋に書き出して流れを整理してみます。

ちなみにこの作業は、私は参加せず、スタッフだけでやってくれました。
ウチのような個人司法書士事務所の場合、所長の頭の中だけで仕事の流れが完結していて、スタッフは指示されたことをやるだけといった事務所も多いと思います。

実は私も思い当たる節があり、この点を気にしていたのですが、いざやってみると、うちのスタッフはとてもよく仕事の流れを考えてくれていました。
これは本当にうれしかったですね。人に恵まれました♪

具体的に書き出すと仕事の流れと問題点がよくわかりました。
どこで詰まっているのか、やり方を変えられないか?順番は?省略できないか?担当は?
などなど、改善策(案)がいろいろ出てきました。

それから1か月経ちました。

かなりの効果があったと実感できています!!
☑仕事がやりやすくなった。
☑スタッフの自主性があがった。
☑各自の仕事のレベルがあがった。
☑新しい提案がでるようになった。
☑私が楽になった(笑)

そして、私自身も、とても大事なことに気が付きました。
まず変わるべきは自分だったのだと。

まだ1か月なので、やりかけてできていない項目もありますが、この1か月のスタッフのみんなの実力と事務所として組織力のようなものは大きく向上したと思います!

お客様から満足と信頼を得られる司法書士事務所になるためにこれからも向上していきたいと思います!